Norrköpings kommun
Intervju med Hans Carlson, utredare Norrköpings Kommun, Lokalförsörjningskontoret - 2004-06-11
Varför skaffade ni CaraDoc?
Vi behövde ett system för att lagra våra
dokument och ritningar. Förfrågningar kom från olika håll i
kommunen, både Stadsbyggnadskontorets olika enheter och
Bygglovkontoret behövde minska sina arkivytor och arbeta
smartare.
Stadsbyggnadskontoret fick uppdraget att hantera
upphandlingen, gatukontoret hakade på. I slutändan blev tre
förvaltningar berörda. Det tog oss ca ett år från själva tanken
tills kravspecen var klar eftersom det fanns så många olika behov.
Vad använder ni systemet till i dag i
första hand?
Vi är i utvecklingsstadiet än så länge. Vi
(Lokalförsörjningskontoret) håller på med en arkivbok och tittar
på rutiner och ansvarsområden gällande inloggning av dokument och
skanning. Det vi nu arbetar med är att titta på vilka dokument som
ska till historiken och vilka som ska arkiveras. Det känns viktigt
för oss att se över arkivet och rensa ut för att undvika onödig
scanning.
Fungerar systemet som väntat?
Det som vi har provat och testkört i systemet
det har fungerat enligt förväntningar. Alla berörda enheter har
moduler anpassade till sitt arbete och system, men mer än så är
det inte. Några enheter har påbörjat inscanning. Inläggning av
befintliga dokument tar mer tid än man tror och det är inte alltid det
finns resurser avsatta för det.
Hur tycker ni att kostnaderna för systemet
uppvägs av nyttan?
Med ny teknik är det svårt att vikta kostnad
mot nytta jämfört med det gamla då den digitala tekniken ger så
mycket mervärden och möjligheter. CaraDoc har klarat tillkommande
önskemål och priset var det fördelaktigaste vid upphandlingen. Vi
ville ha ett enkelt system som var digitalt och är lätt att
använda och det har vi fått.
Vad vill ni kunna förbättra i framtiden?
Förbättringar kommer behövas ständigt men
för oss är det för tidigt att säga vilka eftersom vi precis har
börjat att använda systemet. Nu väntar vi på att arkivhandboken
ska bli färdig och det sker efter sommaren.
