Stockholmshem
Intervju med Eva Persson, störningsombudsman, och Sara Naeslund, arkivarie/projektledare, Stockholmshem - 2004-06-03
Varför skaffade ni CaraDoc?
Stockholmshems diarieföring levde upp till
myndigheternas krav men gav inga mervärden för organisationen.
Dessutom fanns det behov av att systematisera och effektivisera
ärendehanteringen. Det var via VM-data som vi kom i kontakt med
Carasoft och dokumenthanteringssystemet.
Vad använder ni systemet till i dag i
första hand?
Först och främst till diarieföring, det vill
säga registreringar av allmänna handlingar. Men även till
ärendestöd för en grupp handläggare.
Fungerar systemet som väntat?
I och med att projektet hade börjat redan för
ca 2,5 år sedan så har vi arbetat mycket under resans gång med
olika anpassningar. Ärendehanteringen har gett de största
vinsterna hittills, därefter följer möjligheten att ha en god
överblick över hela företagets korrespondens. Vi har också
arbetat mycket med utbildningen internt och lyft upp
organisationsfrågor så att personalen lättare kunnat komma in och
använda systemet.
Vad var det som var svårast under tiden?
Det svåra var att internt få insikt om att
systemet behövs och att det är nödvändigt att ändra rutinerna.
I systemet var det mallar samt uppdateringar och import av data som
var svårast att få riktigt bra.
Hur tycker ni att kostnaderna för systemet
uppvägs av nyttan?
Produkten var tilltalande från början. Det var
en produkt man lätt kunde börja arbeta med och som verkade kunna
växa med förändrade behov. Det var potentialen i systemet som
avgjorde.
Vi har precis avlutat projektet och därför är
det svårt att mäta kostnaderna. Det är ofta så att man bara
räknar på kostnaden vid inköpet av systemen. Men man får inte
glömma bort alla kostnader runt om kring, exempelvis
behovsinventering, utbildning och kostnader för ändringar som dyker
upp under tiden.
Vad vill ni kunna förbättra i framtiden?
Till hösten planerar vi att låta utveckla
systemet så att data kan arkiveras ur det på ett tillförlitligt
sätt. Vi skulle vilja använda systemet till ännu fler ärenden
så att andra anställda får möjlighet att använda systemet som
stöd i sitt arbete.
